Pengertian Administrasi secara etimologis administrasi berasal dari bahasa latin yaitu ad yang berarti “intensif” dan ministrare yang artinya “melayani, membantu, mengarahkan. Sehingga dapat disimpulkan bahwa administrasi secara etimologis berarti melayani dengan intensif.
Juga berasal dari serapan kosakata Belanda “administratie” yang merupakan aktivitas catat mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan , ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (Suwarno Handayaningrat. 1988:2)
Berdasarkan asal kata tersebut diatas maka Yang berkembang di masyarakat Indonesia dewasa ini pengertian administrasi dapat ditinjau secara luas dan secara sempit
Dalam arti sempit, diartikan sebagai kegiatan pencatatan data, yang berhubungan dengan persuratan secara tertulis dan pengarsipan dokumen yang dapat dipergunakan kembali pada saat dibutuhkan
Dalam arti luas, administrasi diartikan segala sesuatu yang menyangkut dengan manajemen dan pengelolaan keseluruhan komponen organisasi untuk mewujudkan tujuan yang hendak dicapai oleh organisasi.
Pengertian Tata Usaha
Secara etimologis , Tata berarti aturan yang harus ditaati dan usaha adalah kegiatan mengerahkan tenaga, pikiran atau badan untuk mencapai suatu maksud. Sehingga bermakna aturan pada proses penyelenggaraan kerja
Dalam KBBI , Tata usaha adalah penyelenggaraan urusan tulis-menulis dalam institusi
Menurut The Liang Gie, ialah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, mengadakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja,
Pengertian Kesekretariatan
Secara etimologis berasal dari bahasa Latin “Secretum” yang berarti rahasia. Dan orang yang memegang rahasia disebut “secretarium”
Kesekretariatan menurut Webster (1956:1317) dalam New World Dictionary yang dikutip oleh Sedarmayanti (1997:4) disebutkan bahwa sekretariat adalah :
- Kantor atau kedudukan seorang sekretaris.
- Kantor atau tempat di mana seorang sekretaris melakukan pekerjaannya.
- Pegawai atau satuan organisasi yang dipimpin oleh seorang sekretaris.
- Pegawai atau sekelompok sekretaris.
Jadi dapat disimpulkan bahwa sekretariat merupakan tempat untuk sekretaris melakukan pekerjaannya.
Sekretaris merupakan seseorang yang ditunjuk oleh pimpinan atau kelompok (organisasi, perusahaan, komunitas) yang bertugas untuk membantu pimpinan dalam melaksanakan fungsi administrasi dan manajemen demi terlaksananya kegiatan operasional institusi
Seiring perkembangannya kata Sekretaris mengalami dua jenis yang memiliki perbedaan peran. Sekretaris pimpinan yaitu sekretaris yang kedudukannya merupakan seorang pembantu pimpinan yang mempertugas meringankan, mempermudah, dan memperlancar tugas pekerjaan dan tanggung jawab pimpinan. Biasanya tugasnya menyangkut dengan hal-hal yang berhubungan dengan telpon, surat menyurat, pengarsipan, menerima dikte, membuat perjanjian dengan tamu, membuat undangan, meyiapkan agenda rapat pimpinan. Dsb.
Sekretaris organisasi yaitu kedudukannya untuk membantu melaksanakan fungsi manajemen tertinggi dalam sebuah kelompok yang meliputi perencanaan, pembuat keputusan, pengarahan, kordinasi dsb.
Dalam organisasi, kedudukan sekretaris merupakan jabatan yang vital dimana sering dianggap sebagai orang nomor dua dalam organisasi. Bahkan pada organisasi perhimpunan istilah sekretaris disemakkan pada orang nomor satu organisasi tersebut (contoh sekretaris jenderal PBB. Sekjen ASEAN, sekjen IHAMAFI dll) Pada organisasi yang memiliki sekretaris, setiap aktivitas surat menyurat, agenda organisasi akan terhambat jika seorang sekretaris mulai acuh.